MS WORD-мәтiндiк құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып шығаруға арналған Windows жүйесiнiң қосымша бағдарламасы. Ол-мәтiндiк және графикалық ақпараттарды өңдеу барысында жүзден аса операцияларды орындай алатын кеңінен тараған мәтiн редакторының бiрi.
Қазiргi компьютерлiк технологияда орындауға болатын кез келген операция бұл ортада жүзеге асырыла бередi. Мысалы, басқа ортада дайындалған мәтiндiк фрагменттер, кестелер, суреттер сияқты неше түрлi объектiлердi байланыстыра отырып осы ортаға енгiзуге болады. Жалпы, Word редакторында типография жұмысына керектi баспа материалдарын теруден бастап, олардың оригинал-макетiн толық жасауға дейiнгi барлық жұмыс орындалады, оларды көбейте отырып тарату мүмкiндiктерi де толық қамтылған. Мұнда құжаттар мен кестелердi көрiктi етiп, безендiруге қажет көптеген дайын шаблондар, стильдер жазылып бiрден орындалатын iшкi программалау тiлi, қарапайым графиктiк бейнелердi салатын аспаптар және т.с.с. бар.
MS WORD редакторын дайындау, iске қосу және онымен жұмыс iстеудi аяқтау
MS WORD-пен жұмыс iстеудi бастау үшiн Windows жүйесiнiң басқа бағдарламалары сияқты оны бастапқы нұсқаулары (инсталляциялық) дискеттерден немесе компакт-дискiден компьютерге жазып орналастыру қажет.
Орналастырылған MS WORD редакторын iске қосу бiрнеше тәсiлмен жүзеге асырылады:
- Iске қосу=>Бағдарламалар=>MS WORD командалар тiзбегiн орындау арқылы;
- Microsoft Office бумасындағы MS WORD шартты белгiсiнде тышқанды екi рет шерту арқылы;
- Windows жүйесiнiң Сiлтеуiш (Проводник) терезесiн пайдалану арқылы.
- MS WORD редакторында дайындалған құжаттың шарт белгiсiне тышқан курсорын жеткiзiп, оны екi рет шерту арқылы т.б.
Редактормен жұмысты аяқтау кез келген стандартты тәсiлдермен жүргiзiледi:
- ФайлÞШығу меню командасын таңдау арқылы;
- WORD негiзгi терезесiнiң жүйелiк менюiндегi Жабу (Закрыть) командасын таңдау арқылы;
- Редактор терезесiнiң тақырып жолының оң жақ жоғарғы бұрышындағы Жабу батырмасын (X) басу арқылы;
- Alt+F4 пернелерiн басу арқылы.
Егер бағдарламамен жұмысты аяқтау барысында мұның алдында өзгертiлiп, бiрақ дискiге жазылмаған құжат бар болса, онда редактор экранға қосымша сұхбаттасу терезесiн шығарып, өзгертiлген құжатты дискiге жазу (Иә-Да) керектiгiн, ал жазбасаңыз (Жоқ-Нет) оны да растап беруiңiздi өтiнедi. Қалауыңыз бойынша, редакторда әрi қарай жұмыс iстей беруiңiзге де (Болдырмау-Отмена) болады.
MS Word редакторының негiзгi терезесiнiң жалпы түрi құжат терезесiмен бiрге көрсетiлген. Терезеде Windows жүйесiнде кездесуге тиiс стандартты көптеген элементтер бар. Солардың iшiнен Word редакторына тән қосымша элементтер де бар.
Қалып-күй немесе қалып жолы негiзгi терезенiң төменгi жағында орналасқан, оның сол жақ бөлiгiнде терiлiп жатқан құжат жөнiнде информация бейнеленедi.
- стр 5-терiлiп жатқан ағымдағы бет нөмiрi, 5-бет;
- 5/8-құжаттың басынан есептегенде курсор тұрған орын 5-бетте, ал құжат барлығы 8 беттен тұрады;
- 15,5 см-курсор тұрған ағымдағы жолдан сол беттiң жоғарғы шетiне дейiнгi қашықтық;
- Ст 27-осы беттiң жоғарғы шетiнен курсорға дейiнгi жолдар саны;
- Кол 1-осы жолдың басынан курсорға дейiнгi символдар саны, табуляция символдары мен бос орындар да есепке алынады. Бұл курсор экранда тұрғанда ғана көрiнедi.
Қалып жолында мұнан басқа қара тұске боялып белгiлi бiр режимнiң iске қосылып тұрғанын, ал сұр түстi болса-iске қосылмағанын бiлдiрiп тұратын жұмыс режимi индикаторлары бар:
ЗАП - макрокомандаларды жазу (записать) режимi iске қосылған екпiндi күйде екенiн көрсетедi;
ИСПР - түзетулердi (исправления) белгiлеу режимi екпiндi күйде, олар құжаттың соңғы нұсқасына қандай өзгерiстер енгiзiлгенiн бiлдiредi;
ВДЛ - белгiлеулердi кеңейтетiн (Расширить выделения) F8 арқылы кеңейтуге болатынын (бiр символға, сөзге, сөйлемге т.б.) көрсетiп тұрады. Ерекшеленген мөлшердi кiшiрейту-Shift+F8 арқылы, ал ерекшелеудi тоқтату-Esc арқылы орындалады;
ЗАМ-символдарды ауыстыру режимi екпiндi күйде, символдарды ығыстырып енгiзу режимi орындалса, ол сұр түске боялады. Бiр режимнен екiншiсе ауысу-INSERT пернесiн басу арқылы жүргiзiледi.
Сонымен, жоғарыдағы режимдердi iске қосу немесе iске қоспау режимдерi белгiлi бiр пернелiк командалармен орындалады. Оған қосымша, сол режимдi қарама-қарсы күйге ауыстыру қалып жолына жалғаса орналасқан қажеттi индикаторға тышқан курсорын жеткiзiп, оны екi рет шертумен де орындалады.
Цифрлық таңбалары бар көлденең және тiк жылжу белдеулерi мәтiн iшiндегi курсор тұрған орынды бағдарлау мүмкiндiгiн бередi. Бiрақ бұл жылжу белдеулерi Word редакторында бұрынғыдан маңыздырақ қосымша функциялар атқарады.
Көлденең орналасқан сызғыш (белдеу) арқылы тышқан көмегiмен:
- абзац алдындағы жаңа жол басын;
- беттiң сол жақ және оң жақ шеттерiнде қалдырылуға тиiс бос орындар (поля) аумағын;
- мәтiн аралықтарындағы кесте бағаналарының енiн;
- көлденең табуляция позицияларын өзгертуге, олардың жаңа мәнiн бекiтуге болады.
Тышқан курсорымен осы шамалардың мәндерiн өзгерткенде, олардың тек сол абзацқа қатысты екенiн естен шығармаған абзал.
Ал ендi тiк орналасқан сызғыш терезенiң сол жақ жақтауы бойында орналасқан. Оның көмегiмен беттiң жоғарғы және төменгi жақтарында қалдырылатын бос орындар аумағын және де кестелер жолдары биiктiгiн өзгертуге болады. Тiк сызғышты көрсетпей, алып тастауға болады, онда сiздiң мәтiндерiңiзде берiлетiн орын ұлғаяды. Дегенмен ол бейнеленiп тұрса, мәтiндi форматтау жұмыстары жылдамырақ орындалады.
Қарап шығу режимдерiнiң батырмалары қалып-күй қатары маңындағы көлденең жылжу алабының сол жақ шетiнде орналасады да, олар мыналардан тұрады:
- кәдiмгi режим батырмасы-бұл қарап шығу режимi келiсiм бойынша редакторға кiргенде бiрден қабылданады. Ол мәтiндi форматтау элементтерiн қарапайым түрде көрсете отырып, символдарды теру, түзету және қарап шығу процесiн жылдам орындайды.
- беттердi белгiлеу режимi мәтiн қағазда қалай орналасса, айнытпай солай бейнелейтiн режим болып есептеледi, мұнда форматтау, мәтiндi түзету өте ыңғайлы, өйткенi қағаз шеттерi айқын көрiнiп тұрады.
- құрылым режимi, құжатты толық бейнелемей, тек тақырыптарын көрсете алады, сол себептi мәтiн тақырыптарын бастан аяқ қарап отырып, оны бақылау мүмкiндiктерiн бередi. Ал оны түйiндемей, ашылған күйде бейнелесек, өте көлемдi мәтiн өңделгенде, оның белгiлi бiр бөлiктерiн түгелдей ауыстыруға, көшiруге және оның құрылымын байқап отыруға ыңғайлы режим болып саналады.
Аспаптар тақтасы командалар мен iс-әрекеттердi жылдам орындау үшiн ең ыңғайлы жағдай жасайды. Оны пайдалану тышқан батырмасының немесе соған ұқсас басқа құрылғының көмегiмен жүргiзiледi. Аспаптар тақтасының белгiлi бiр командасын орындау сол командаға сәйкес батырманы тышқанмен шерту арқылы орындалады. Бұл тақтаны әрқашанда пайдалануға болады, өйткенi, қалауымыз бойынша, ол құжат терезесiнiң жоғарғы жағында тұрақты көрiнiп тұрады. Меню жолының төменгi жағында Стандартты және Форматтау әрекеттерiн ғана атқаруға арналған Аспаптар тақтасы орналасқан. Бұл екi тақтадан басқа Word редакторында бiрсыпыра әрекеттердi атқаратын тақталар (Сурет салу, Көмек алу және т.б.) бар. Нақты тақталар мен олардың әртүрлi батырмаларының атқаратын қызметi жұмыс барысында түсiндiрiледi.
Терезенiң негiзгi элементiнiң бiрi болып, бiрнеше мәтiндiк құжаттар қатар орналаса алатын терезелерден тратын, ашық түске боялған жұмыс аумағы (рабочая область) болып саналады.
Жаңа құжатты даярлау
MS Word iске қосылған соң, экранда 1-құжат (Документ1) деген бос терезе пайда болады. Құжаттың бұлай аталу себебi Word программасы iске кiрiскен кезден бастап, бұл сiздiң 1-құжатыңыз болып саналады. Келесi құжат 2-нөмiрлi, онан кейiн 3-нөмiрлi, т.с.с. болып әрбiр келесi құжат нөмiрi осылай өсiп отырады. Егер ашылған 1-құжат жабылса да, осы тереземен жұмыс iстеп отырғанда (осы сеанс кезiнде) даярланған келесi мәтiн 2-құжат болып нөмiрленедi.
Жаңа құжат ашарда MS Word оны құру үшiн белгiлi бiр шаблонды (нұсқаны) пайдаланады. Нұсқа жаңа құжатты форматтау параметрлерiн анықтайды. Бұл параметрлерге шрифтегi таңбалар сызылымы, парақ айналасындағы бос қалдырылатын өрiстер (поля) мәнi, табуляция символдары және т.б. жатады. Нұсқалардың бұлардан басқа мынадай элементтерi болуы мүмкiн:
- мәтiн (мысалы, жоғарғы немесе төменгi колонтитулдар немесе бет нөмiрлерi);
- кестелер (таблицалар);
- төртбұрышты жақтаулар (керегелер);
- графикалық бейнелер;
- кейбiр арнайы құралдар (макрокомандалар, батырмалар, аспаптар тақтасы) және т.б.
Алдын ала келiсiм бойынша, жаңадан ашылған құжат "Кәдiмгi" нұсқа (шаблон "Обычный") бойынша жасалады. Word редакторын алғашқы рет компьютерге орналастырғанда оның құрамына мынадай стандартты нұсқалар кiруi тиiс, олар: iс қағаздары, қызмет жазбалары; газет беттерi; т.б. типтегi құжат түрлерi. Бұл нұсқалар iшiнде бiрден толтырылуға тиiс стандартты өрiс жолдары (Кiмге, Кiмнен, Дата) мен дайын сөз тiркестерi болғандықтан, олар әркiмнiң уақыттарын тиiмдi пайдалануды қамтамасыз етедi.
"Құжат ашу" сұхбат терезесiнiң мүмкiндiктерi
Бiз "Құжат ашу" терезесiнiң тек бiр функциясын ғана - файлдың аты мен орны белгiлi болғанда оны ашу жолын қарастырдық. Бiрақ бұл сұқбаттасу терезесiнiң басқа да мүмкiндктерi бар.
Сонымен, "Құжат ашу" терезесiнiң (немесе оның аспаптар тақтасы) қосымша мүмкiндiктерi:
- файл iздеудi жүзеге асыру;
- мәтiндiк құжат ашу;
- файлды басқа орынға орналастыру;
- файлды қиып алу (алмасу буферi арқылы);
- файлдық көшiрмесiн алу;
- жарлықты дайындау;
- файлды басып шығару;
- бумадағы файлдарды реттеу.
Негiзiнен алғанда, "Құжат ашу" сұқбат терезесi кiшiгiрiм ақпараттық iздеу жүйесiнiң функциясын атқара алады. Жоғарыда көрсетiлген барлық iс-әрекеттер "Құжат ашу" сұқбат терезесiнiң басқару тақтасы мен тышқанның оң жақ батырмасы арқылы ашылатын контекстiк жанама менюлер жүйесi көмегiмен орындалады. "Құжат ашу" сұқбат терезесiнiң басқару тақтасы көрсетiлген, ал төменде батырмалардың атқаратын қызметтерi көрсетiлген.
"Құжат ашу" терезесiнiң басқару тақтасы батырмаларының атқаратын қызметтерiн былай суреттеуге болады (солдан оңға қарай):
Бiр деңгей жоғары өту - бумалар сатысымен жоғары бiр деңгейге өтудi жүзеге асырады;
өз бумаңды ашу - өзiңнiң пайдалануыңа арналған буманы ашады;
өз бумаңа орналастыру - құжатты өз бумаңа орналастырады;
Майда белгiлер - бумалар тiзiмiн олардың шартбелгiлерi (пиктограммалары) мен атын жазу арқылы бейнеленедi;
Қасиеттерiн шығару - экранға осы құжат туралы мағлұматтар шығару: дайындалған, не өзгертулер енгiзiлген уақыты, көлемi және т.б.;
Iшкi мазмұнын шығару-құжатты экранда жылдам қарап шығуды жүзеге асырады;
Командалар мен режимдер-оқу, қағазға басу, iздеу, сұрыптау командаларының тiзiмiн ашады;
Егер файл туралы кесте көмегiмен ақпарат берiлген мәлiметтер толық емес болса, Қасиеттерiн шығару батырмасын басу қажет. Сол кезде берiлетiн қосымша мәлiметтерден iздеп отырған керектi файлды анықтауға болады.
Iшкi мазмұнын шығару батырмасын пайдаланып құжатты ашпай-ақ, оның бас жағын жылдам қарап шығуға болады. Бұл мүмкiндiк iздеу жүйесi арқылы iшкi мәтiнi ұқсас бiрнеше файл тапқанда өте қажет болады. Табылған файлдар iшiнен керегiн оқи отырып осылай анықтайды. Iшкi мазмұнын шығару батырмасы арқылы табылған файлдар мәтiнiнiң бас жағын қарап алып барып, тек керектiсiн ғана терезеге шығаруға болады.
"Кәдiмгi" нұсқа ақпарат енгiзiлетiн бос құжат терезесiн ашады. өйткенi әзiрше бұл құжатқа оның мәтiнiн форматтау немесе безендiру жөнiнде арнайы талап қойылған жоқ.
"Кәдiмгi" нұсқасымен бос құжатты даярлау үшiн:
1) ФайлÞДаярлау (ФайлÞСоздать) командаларын таңдап алу қажет. Мұның нәтижесiнде экранда "Құжатты дайындау" сұқбат терезесi пайда болады.
2) Сол терезеден "Кәдiмгi" нұсқасын таңдап ал, ОК батырмасын басу керек.
Осы әрекеттi басқа жолмен де-Ctrl+N пернелерiн немесе стандартты аспаптар тақтасында "Жасау" (Создать) батырмасын басу арқылы да iске асыруға болады. Осылардың нәтижесiнде де "Кәдiмгi" нұсқасына сәйкес жаңа құжат ашылады, бiрақ мұнда экранға сұқбат терезесi шығарылмайды.
Бұрын терiлiп дискiге жазылып қойылған мәтiндiк құжаттарды терезеге шығарып алу үшiн "Құжатты ашу" (Открытие документа) сұқбат терезесi пайдаланылады. Бiрақ бұл әрекеттiң басқа тәсiлдермен де Iске қосу менюiнiң Құжаттар командасы немесе Сiлтеу терезесi арқылы да орындалатыны айтылған болатын. Бұл тәсiлдер Word редакторын iске қосумен қатар бiрден керектi құжатты да дискiден оқып терезеге шығарады. Ал егер Word алдын ала iске қосылып тұрса, онда бұл әрекеттер оны екiншi рет қайта iске қоспайды. Оның орнына тек керектi құжат дискiден оқылып жаңа терезе ашылады.
Ендi "Құжат ашу" сұқбат терезесiн экранға шығару үшiн, мына тәсiлдердiң бiрiн (тек бiреуiн ғана) пайдалану керек:
- ФайлÞАшу (ФайлÞОткрыть) меню командасын таңдау:
- Ctrl+0 пернелерiн қатар басу.
- Стандартты саймандар тақтасындағы Ашу (Открыть) батырмасын басу.
Келiсiм бойынша "құжат ашу" терезесi экранға шыққанда, ол Word-та дискiнiң ағымдағы бумасы iшiнде бұрын даярланған құжаттар тiзiмiн бередi.
Терезе бiрiншi рет ашылғанда, экранға WINWORD (немесе болса) тiзiмi шығады. Бiрақ терезе ашыларда, экранға одан өзге бума құжаттарын да шығару мүмкiндiгi бар. Ол үшiн оларды алдын ала СервисÞПараметрлер меню командаларының "Орналастыру" деген парағындағы бiрден ашылуға тиiс буманың аты енгiзiлетiн өрiс жолына қажеттi бума атын жазып қою керек.
Сонымен дискiдегi құжатты ашу үшiн келесi әрекеттердi орындалуы тиiс:
1) ФайлÞАшу (ФайлÞОткрыть) меню командасын орындау, сонда экранға "Құжат ашу" терезесi шығады. Сол терезеде ағымдағы бумадағы барлық құжаттар тiзiмi тұрады. Буманың өз аты сол терезенiң Бума (Папка) деген өрiс жолында көрiнуi тиiс. Керектi құжат аты тiзiм iшiнде көрiнiп тұрса, оны таңдап алу керек.
2) Егер керектi құжат ағымдағы бумада жоқ болса, басқа бумалар мен дискiлердi қарап шығу үшiн "Бума" өрiс жолындағы бағыттауыш тiлсызық таңба тұрған батырманы басу қажет, сонда жаңа тiзiмдер пайда болады.
3) Тiзiмнен өзiңiзге керектi файл орналасқан дискiнi таңдап алыңыз. Мысалы, ол D: дискiсi болсын. Сонда D: дискiсiнiң барлық бумаларының тiзiмi төменгi үлкен терезеге шығады. Әрбiр бума атының қасында жабық бума тәрiздi шартбелгi көрiнiп тұрады.
4) Бумалар тiзiмiнен керектiсiн таңдап алсақ, мысалы, BOOK бумасын, сонда BOOK сөзi жоғарғы өрiс жолына шығып, ал төменгi негiзгi терезеге сол BOOK бумасының iшiндегi мәлiметтер тiзiмi шығады.
5) Негiзгi терезедегi бiр буманы, мысалы, "PROSPEKT", таңдап алу керек. Ендi бұл сөз жоғорғы өрiс жолына шығып, оның iшiндегi фалдар тiзiмi төменгi негiзгi терезеге шығады. Қайтадан жоғарғы деңгейдегi бумаларды қарау үшiн арнайы батырма бар. Мысалы, керектi мәлiмет бұл бумадан да табылмаса, қайтадан жоғарғы деңгейге көтерiлiп басқа бумаларды қарап шығамыз.
6) Егер керектi файл ашық терезеде тұрса, онда келесi қадамға өту керек. әйтпесе келесi төменгi деңгейдегi iшкi бумаларға өтiп, солардың iшiндегi мәлiметтердi қарап шығу қажет, т.с.с. керектi файл табылғанша саты бойынша төмендей беру керек. Ең төменгi файлдар деңгейiнде, олардың атына сәйкес шартбелгiсi мәтiнi бар парақтарға ұқсап тұрады.
7) Ашылған терезедегi тiзiмнен керектi файлды тышқан арқылы таңдап алу керек. Бұған балама тәсiл ретiнде төмендегi "Файл" атты өрiс жолына бiрден файл атын енгiзуге болады.
8) Соңында OK-ны басу қажет.
Егер файл тұрағы белгiлi болса, оны тауып алып ашу қиын емес. Ал, егерде белгiсiз болса, онда файлды ашу негiзiнен, оны iздеу процестерiне айналып кетедi.
Word редакторы соңғы өңделген бiрнеше файл аттарын есте сақтайды. әдетте олар Файл менюiнiң тiзiмдерi соңында орналасады. Олардың кез келгенiн тышқанмен ерекшелеп, жылдам ашуңа болады. Сонымен, жақында ғана жұмыс iстеген құжатыңызды ашу үшiн, Файл менюiнiң тiзiмiнен, соған сәйкес файл атын таңдап, тышқанды шерту жеткiлiктi. Есте сақталатын файлдар санын СервисÞПараметрлер командаларының iшiндегi "Жалпы" (Общие) парағының көмегiмен алдын ала тағайындау мүмкiндiгi бар.
Microsoft Excel- бұл Microsoft Windows ортасында электрондық кесте құруға арналған бағдарлама. Excel-дің көмегімен cіз мәліметтерді жинау және сипаттау үшін әртүрлі құжат дайындауыңызға болады, мысалы:
• Айлық баланстар.
• Диаграммалар.
• Тауарлар жазбаша түгендеуі.
• Жабдықтар үшін және тағы басқа төлемдер кестесі.
Excel- Windows-тің кез-келген бағдарламалары сияқты іске қосылады.
Пуск - Программы - Microsoft Excel
Іске қосу - Программалар - Microsoft Excel
Microsoft Excel пиктограммасын бір рет сырт еткізіңіз. Бағдарлама іске қосылады.
Бір мезгілде бір ұяшықпен немесе қатар орналасқан бірнеше ұяшықтар тізбегімен жұмыс жасуға болады.Белгіленген ұяшықтар тізбегін блог немесе торлар аралығы деп атауға болады.Мұндай блоктардың адресі бірінші ұяшықпен соңғы ұяшықтардың адресін қос нүктемен бөліп жазу арқылы көрсетіледі.
2-сурет. D2:D8 блогына деректер жазылған және жөю үшін белгіленген.
В2:С6 блогын белгілеу үшін В2 ұяшығында тышқанды шертіңіз де,тышқанның батырмасын басулы күйде үстап ,оның курсорын С6 деін белгілеңіз.
Белгілеу кезінде бір-бірімен байланыспаған мұндай блоктарды белгілеу үшін алдымен бірінші блокты белгілейміз ,одан кейін келесілерін [Ctri] пернесін басулы күйде ұстап тұрып көлесі блоктарды белгілейміз D4:E8, F1:F5. Бул блоктарды кыіп тастауға, буферға салуға (көшірмесін алу үшін) немесе жөюға болады.
Іске қосқан кезде автоматты түрде жаңа ( таза ) жұмыс кітабін ашады.
Жұмыс кітабі- Excel-дегі кәдімгі құжат немесе файл түрі. Ол папка- скоросшивательдің бір түрі. Кітап жұмыс парағы түрінде көрсетілген, парақтардан тұрады, әр парақтың аты жұмыс кітабінің астыңғы жағында жарлықта көрсетіледі
Көбінесе бұл бір түрлі кестелер, бірақ Сіз келесі өзгерістер енгізе аласыздар:
1. Ұяның ішіндегі мәліметтер мөлшеріне байланысты бағаналар мен жолдардың өлшемін өзгерту. Ол үшін , Формат менюінде Столбец немесе Строка командаларын қолданыңыз, немесе тышқанның көмегімен өзгертіңіз.
2. Аспаптар панеліндегі пернелер көмегімен шрифт, шрифттің өлшемін,түзетудің мөлшерін белгілеу
3. Алдын-ала көру режімінде, шектерді жылжытып белгілеуге болады. Бұл өте тез орындалатын әдіс, оның нәтижесі тез көрінеді.
4. Есептің аты, баспаның күні, парақтың нөмірі т.б. мәліметтерді орналастыру үшін колонтитуларды қолдану. Ол үшін, Файл менюіндегі Параметры страницы ішінде Колонтитулы-ды қолданыңыз.
5. Парақтардың атын өзгерту. Ол үшін парақ белгісін тышқанның оң жақ пернесімен сырт еткізіп, Переименовать командасын таңдаңыз, атын енгізіп, OK пернесін басып жұмысты аяқтаңыз.
Excel пайдаланушымен енгізілген барлық мәліметтерді тексеріп олардың түрін анықтайды. Егер ұядағы мәлімет мән болмаса, ол тексттеп саналады.Excеl жазбаша және қатарлы әріптердің арасында айырмашылық жасалмайды.
Excel текстті (тексттеп кәдімгі текст, дұрыс енгізілмеген сандар формулалар және күндер саналады) ұяның сол жағынан түзетеді, ал мәндерді (сандар, формулалар және күндер) оң жағынан түзетеді. Excel-деұялардың негізгі үш түрі болады: белгілер, мәндер, формулалар.
Белгі-деп , парақтың мәліметтерін түсініктемесін беру үшін ұяға енгізілген, тексті айтады. Мысалы: <<Аты>> осы бағанада бір нәрснің аты жазылған тексті білдіреді. Есептеген кезде Excel белгілерді есепке алмайды.
Мән-деп, ұяға енгізілген санды айтады. Excel бағдарламасы мәндерді есептерде қолданылады, бірақ оларды орындау үшін Сіз ұяға формула -мән енгізуіңз керек, онда ұяның мекен-жайы сандар және арифметикалық әрекеттер жазылуы тиіс. Формуламен есептеудің нәтижесі ұяда көрінеді. Бет өзгерткен кезде немесе формулаларды басқа ұяның мекен-жайына көшірген кезде автоматты түрде өзгереді. Ұяларды белгілеу.
Диапазон деп, жою, көшіру,форматтау, баспаға шығару, өзгерту немесе формулада қолдану үшін белгіленген ұяларды айтады. Диапазон шектес (бір-біріне қосылған) және шектес емес (қосылмаған) ұялардан тұрады.
• Шектес ұяларды белгілеу.
• Диапазонның бірінші ұясына тышқанның батырмасымен сырт еткізіңіз.
• Диапазонның соңғы ұясына тышқан белгісін апарыңыз. Белгіленген ұялар қара түске боялады. Диапазонды белгілегеннен кейін курсор ұяның жоғарғы сол жағында тұрады. Шектес емес ұяларды белгілеу:
• Диапазонның бірінші ұясына тышқанның батырмасын сырт еткізіңіз.
• Диапазонның соңғы ұясына тышқанның белгісін апарыңыз.
• Ctrl пернесін басып тұрып ұялар тобын белгілеңіз.
• Диапазон ұяларын белгілегенше осы әрекеттерді қайталаңыз.
Ұялардың ішіндегі мәліметтерді көшіруге және бір орыннан келесі орынға жылжытуға болады.
Мәліметтерді жылжыту үшін келесі әдіс қолданылады:
1) Жылжытқыңыз келетін ұяны немесе диапазонды белгілеңіз
2) Белгіленген аумақтың шегіне тышқан белгісін қойыңыз. Ол стрелка түрінде көрінеді.
3) Тышқан батырмасын басып тұрып, диапазонды белгіленген жерге апарыңыз.
4) Керек ұяға барып; тышқан батырмасын жіберіңіз.
Мәліметтерді басқа орынға көшіру үшін, жылжытқан кезде Ctrl пернесінбасып тұрыңыз. Тышқан белгісінің қасында "+" белгісі шығады, ол бөлігі мәләметтердің көшіріліп жатқанын білдіреді.
Жұмыс парақтарының жолдары мен бағаналары-мәліметтерді сақтаудың және форматтаудың ыңғайлы тәсілі, бірақ тек Excel-дің есептеу қабілеті ғана олармен жұмыс істеп өңдей алады.
Үндемеген кезде Excel формулаларды өзгерткеннен кейін ләзде есептейді. Ол автоматты түрде орындалады. Excel формулалары әрқашанда "теңдік" белгісінен басталады, осыдан кейін келесі мәліметтер енгізіледі: мысалы =(A15+B3)*2*
Егер ұяда формула жазылса, ондай ұяда формуланың нәтижесі ғана жазылады Формуланың өзі формулалар панелінде көрінеді. Формуладағы ұяның мекен-жайы, автоматты түрде басқа ұяларға көшірген кезде өзгереді. Формула сәйкес мәндерді есептеп ақырғы нәтижесі парақта көрінеді. Формуларды енгізгенде арифметикалық әрекеттердің кезектілігі сақталады. Excel-де әрекеттердің кезектілігі осндай:алдымен функция, дәреже, көбейту және бөлу. Мысалы: 5+2*3 формулада Excel ең алдымен көбейтеді.(2*3) , одаан кейін қосады (5+6). Осының нәтижесінде 11 шығады. Формуламен есептегенде ( 5+2)*3 нәтижесінде 21 шығады.
Microsoft Power Point программасы презентациялық материалдар дайындауға арналған. Оның көмегімен мекеменің ашылу салтанаты, конференцияға, жиналысқа және семинарларға түрлі есептер мен баяндамаларды оның дыбыстық және мультимедиалық мүмкіндіктерін пайдаланып дайындауға болады. Power Point файлы слайдтардан құралған. Слайдтарды мөлдір таспада, қағазда, 35-миллиметрлік слайдта бастырып алуға немесе монитордың экранында не болмаса проектордың көмегімен тақтада көрсетуге болады. Сонымен қатар конспектілерді әзірлеп, материалдарды тыңдаушығаларға таратуға мүмкіндік береді.
Power Point программасы тапсырмалар тақтасындағы Іске қосу батырмасын шерткенде ашылатын бас менюдің Іске қосу® Программалар®Microsoft Power Point қатарында тышқанды шерту арқылы іске қосылады.
Менің компьютерім немесе Сілтеуіш программасының терезесінде С дискісінде сақталған Microsoft Officе бумасындағы Microsoft Power Point жарлығында тышқанды екі рет шерту арқылы да іске қосуға болады.
Power Рoint программасы іске қосылған мезетте презентация құрудың тәсілдерін таңдау және бұрын құрылған презентацияны оқу мүмкіндігін беретін сұқбат терезе ашылады .
Автомазмұн шебері ауыстырғышы таңдалса, жаңа презентация, белгілі тақырыпқа сәйкес мәтін және безендіру элементтері енгізіліп сақталған презентациялар тізімінен қажеттісін таңдап, сатылы түрде сұрақтарға жауап бере отырып құрылады. Бұл кезде презентация мазмұны автоматты түрде жасалады.
Презентациялар шаблоны ауыстырғышы өз презентацияңызды бұрыннан безендіру элементтері сақталып қойылған шаблон түріне келтіріп дайындау мүмкіндігін береді.
Бос презентация ауыстырғышы ешқандай мәтін енгізілмеген және безендіру элементтері пайдаланылмаған таза, бос презентация құру мүмкіндігін береді.
Презентацияны ашу ауыстырғышы бұрын құрылып, сақталып қойылған презентацияны оқу мүмкіндігін береді. Бұл ауыстырғыш қосылғаннан кейін, ашуға қажетті презентация сақталған орынды көрсетуді талап ететін сұқбат терезе пайда болады.
Автомазмұн шебері көмегімен:
Жалпы мәселелер бойынша баяндамалар;
Қызмет бабы бойынша баяндамалар;
Мекеменің жұмыс істеуі жөнінде мағлұмат;
Сауда-саттық және маркетинг жөнінде іс есеп-қисаптар;
Жеке хабарламалар сияқты тақырыптарды кеңінен ашуға арналған алдын ала дайындалып қойылған презентациялар ішінен таңдап, өз презентациямызды құра аламыз. Microsoft Power Point программасы іске қосылғаннан кейін пайда болған сұқбат терезеде Автомазмұн шебері өрісін таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Осы кезде Автомазмұн шебері іске қосылады.
Автомазмұн шебері презентация құру үшін сатылы түрде мынадай сұрақтарға жауап беруді талап етеді:
1-ші қадамда Презентацияның түрі, яғни оның жалпы тақырыптық бағытын таңдаймыз; Келесі қадамға өту үшін қажетті тақырыпты таңдаған соң, Ары қарай батырмасын шертеміз.
2-ші қадамда Презентацияны көрсету тәсілдері, презентацияның баяндамашы өзі түсіндіретін болғандықтан тек иллюстративті слайдтардан құралатынын немесе көрермендер өз беттерінше қарауға арналатын опцияларының бірін таңдау қажет;
3-ші қадамда Презентацияны шығару материалының форматы, қағазға басылатынын, фотографиялық слайд немесе электрондық презентация болу керектігін көрсету қажет;
4-ші қадамда Қосымша мәліметтер: презентацияның тақырыбы және титулды слайдта жазылатын мәтіндерді теріп жазамыз.
Осы сұрақтардың бәріне жауап алғаннан кейін автомазмұн шебері презентацияны дайындайды. Тиісті мәліметтерді енгізгеннен кейін Дайын батырмасын шертеміз.
Дайын болған презентациядағы мәтіндерді өз ыңғайымызға қарай өзгертіп, арнайы эффектілер қосып, көркемдеу элементтерін қолдана аламыз. Автомазмұн шеберін презентациямен жұмыс істеп отырған кезде қосу қажет болса, Файл®Құру командасын орындап, ашылған сұқбат терезенің Презентациялар ішкі бетінде Автомазмұн шебері шарт белгісінде тышқанды екі рет шерту жеткілікті.
Power Point программасында презентация құру әрекетін автомазмұн шебері көмегінен басқа екі түрлі тәсіл арқылы орындауға болады. Оның бірі алдын-ала безендіру элементтерін пайдалана отырып құру болса, екіншісі ешқандай безендіру элементтері қарастырылмаған бос презентация құрып алып, одан кейін көркемдеу болып табылады. Power Point программасының бір ерекшелігі осы екі жағдайда да, құрылған презентацияны, алдын ала безендіру элементтері сақталынып қойылған басқа шаблон түріне алмастыруға болады.
Презентацияны шаблондар көмегімен кұру. Power Point программасында безендіріліп, дайындалған презентациялар шаблондар түрінде сақталынып қойылған. Кез келген уақытта осы шаблондарды пайдалана отырып, өз презентациямызды құруға болады. Шаблондарды пайдаланып құру әрекетін Power Point программасы іске қосылған мезетте ашылған сұхбат терезеде Презентациялар шаблоны опциясын таңдау арқылы құру мүмкіндігі бар. Осы опция таңдалғаннан кейін Жалпы®Презентациялар дизайндары®Презентациялар®Web-парақтар астарлы беттерінен тұратын, Презентацияны құру сұхбат терезесі ашылады. Осы сұхбат терезе Файл®Құру командасын орындағаннан кейін де ашылады. Сұхбат терезенің оң жақ шетінде орналасқан үш батырма көмегімен презентациялар тізімін ірі шарт белгілер, ұсақ шарт белгілер және кесте түрінде көруге болады.
Презентацияның шаблонын тышқан көмегімен белгілеген кезде шығатын үлгіден қарап отырып, өзімізге ұнағанын таңдап, ОК батырмасын шертеміз. Осы мезетте экранға Слайд құру сұхбат терезесі шығады. Бұл сұхбат терезеде қажетті слайдтың түрін көрсетуіміз қажет. Экранда таңдалған шаблонға сәйкес бос презентация пайда болады. Осы презентацияға тиісті мәтіндерді енгізіп, арнайы эффектілер қосып, көркемдейміз.
Бос презентация құру. Бос презентация, яғни ешқандай көркемдеу элементтері қолданылмаған таза презентация құру әрекетін:
• Power Point программасын іске қосу мезетінде экранда пайда болған сұхбат терезенің Презентация құру өрісіндегі Бос презентация опциясын таңдау арқылы;
• Файл®Құру командасын орындағанда ашылған сұхбат терезенің Жалпы астарлы бетінде Жаңа презентацияны шарт белгісін тандау арқылы;
• Стандарттар саймандар тақтасындағы Құру батырмасында тышқанды шерту арқылы орындауға болады.
Осы әрекеттердің бірі орындалған соң экранда Слайд құру сұхбат терезесі ашылады.
Презентация слайдтарын құрастыру, үйлестіру схемасын тандау әрекетін Слайд құру сұхбат терезесінде жүзеге асыруға болады.
Power Point программасында слайдтар белгіленуінің 24 түрлі варианты бар. Осы варианттар ішінен өзімізге қажеттісін тандаған соң ОК батырмасын шертеміз.
Слайдқа мәтін, сурет, графикалық объектілер енгізу. Шаблон көмегімен немесе бос презентацияны құру командалары орындалған соң, Слайд құру сұхбат терезесі ашылады. Осы сұхбат терезеде слайдтағы мәтін, графикалық объектілер, диаграммалардың орналасу схемасын таңдай аламыз. Қажетті схеманы тандап, ОК батырмасын шерткен соң, экранда слайд пайда болады. Әрбір өрісте әрекеттің орындалуына байланысты қандай элемент енгізілетіні көрсетіліп тұрады. Мысалы, слайдтың жоғарғы жағындағы өріс аймағында тышқанды бір рет шертсек тақырып еңгізіледі т.с.с. Бастапқы уақытта слайд схемасы дұрыс таңдалмай қалса, оны кейін өзгертуге болады.
Тышқанды бір рет шертіп, тақырыпты және сол жақтағы өріске мәтінді енгізген соң, олардың қаріп түрін, түсін т.б. өзгертуге, яғни пішімдеуге болады. Пішімделетін мәтінді ерекшелеп, белгілеген соң, Пішім®Қаріп командасын орындағанда ашылған сұхбат терезеде немесе пішімдеу саймандар тақтасындағы батырмалар көмегімен тиісті әрекеттерді орындаймыз. Пішімдеу әрекетін өріс ішіндегі бүкіл мәтінге қатысты орындау үшін, өріс жақтауында тышқанды шертіп, алдымен оны ерекшелеп аламыз.
Мәтін енгізу өрісінде оны таңбаланған тізім түрінде жазған ыңғайлы. Әдетте таңба ретінде қара дөңгелектер немесе төртбұрыштар қолданылады. Осы стандартты таңбаларды өзгерту үшін, таңбаланған тізім жазылған өрісте тышқанды шертеміз де Пішім®Маркер командасын орындаймыз. Маркерлер сұхбат терезесі ашылады. Қаріптің Wingdings деген түрін ашсақ, бірнеше символдар тізімі шығады. Осы тізімдерден кез келгенін таңдап, ОК батырмасын шерту арқылы маркер ретінде қолдануға болады.
Маркерленген тізімнің соңында Enter пернесін басатын болсақ, келесі жолға таңба қойылады. Бос маркерден кейін осы пернені қайта бассақ бұл таңба өшіп қалады. Ал, тұтас тізімнің таңбасын алып тастау үшін, оны ерекшелеген соң Ctrl+A қос пернесін басамыз немесе саймандар тақтасыңдағы Маркерленген тізім батырмасын шертеміз.
Сондай-ақ, слайдқа кесте, диаграмма, сурет сияқты объектілерді слайд схемасын таңдаған кезде шығатын, өріс аймағында тышқанды екі рет шерту арқылы енгізе аламыз.
Кірістіру®Сурет командасын орындап:
Картинкалар®Microsoft Clip Gallery объектілерін; Файлдан файл түрінде сақтаулы тұрған суреттерді; Автофигуралар - әртүрлі автофигуралар;
Бірнеше тармақтан тұратын диаграмма, Word Art объектілерін, сканерден көшірме, Microsoft Word кестесін енгізу мүмкіндігі бар. Кірістіру®Объект командасын орындап, ашылған сұхбат терезеде қажетті типін таңдау арқылы объект енгізуге болады. Мысалы, слайдқа Microsoft Excel кітабының бір парағын орналастыруға болады т.с.с. Слайдқа Excel программасында құрылған дайын диаграмманы буферге көшіріп алып, енгізуге де болады. Ол үшін Excel программасында қажетті диаграмманы ерекшелеп, Түзету® Көшіру командасын орындау арқылы, буферге аламыз. Power Point программасына оралып, Түзету® Кірістіру немесе жанама менюдегі Кірістіру командасын орындаймыз.
Microsoft Office құрамындағы Microsoft Graph арнайы программасының көмегімен қарапайым диаграммаларды құру мүмкіндігі бар. Кірістіру®Диаграмма командасын орындаймыз немесе слайдқа диаграмма енгізу схемасы таңдалса, диаграмма өрісінде тышқанды екі рет шертеміз. Саймандар тақтасындағы диаграмма енгізу батырмасында тышқанды шертуге де болады. Осы мезетте экранда мәліметтер кестесі мен диаграмма пайда болады. Меню қатарындағы командалар мен саймандар тақтасында болған өзгерістерді бірден байқауға болады. Кестедегі мәліметтерді тұтас белгілеу үшін, қатарлар мен бағаналардың тақырыптары қиылысқан сол жақ жоғарғы бұрышта тышқанды шертеміз. Del пернесін басу арқылы оларды өшіріп, өзімізге керекті мәліметтерді енгіземіз де, меню қатарынан Диаграмма®Диаграмманың типі командасын орындап, диаграмманың типін таңдаймыз. Диаграмма®Параметрлер командасын орындап, қажетті параметрлерді тағайындаймыз(түсініктеме, тақырып, жазбалар қосу т.с.с). Диаграмманы слайдқа орналастыру үшін, слайдта тышқанды шертіп, Мәліметтер кестесі терезесін жабамыз.