1. Общие положения
1. Организация работ по присуждению образовательных грантов включает в себя следующие этапы:
1) прием документов для участия в конкурсе по присуждению образовательных грантов (далее – конкурс);
2) подготовка к проведению конкурса;
3) проведение конкурса;
4) печать и выдача свидетельств о присуждении грантов (далее – свидетельство).
2. Настоящая инструкция определяет действия и основные функции:
1) Национального центра тестирования (далее – НЦТ);
2) ответственного секретаря приемной комиссии высшего учебного ведения (далее – вуз), на базе которого проводится тестирование (далее – базовый вуз);
3) программиста базового вуза;
4) ответственного секретаря приемной комиссии вуза, на базе которого проводится прием заявлений (далее – линейный вуз);
5) программиста линейного вуза;
6) технического секретаря приемной комиссии;
7) абитуриента.
3. В своей деятельности вышеуказанные лица руководствуются Законом Республики Казахстан «Об образовании», Типовыми правилами приема на обучение в организации образования, реализующие профессиональные учебные программы высшего образования, утвержденными приказом Министра образования и науки Республики Казахстан от 19 декабря 2007 года № 638, (зарегистрированными в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 5115, опубликованными в газетах «Заң», «Юридическая газета» от 22 февраля 2008 года, № 28 (1428) (далее – Типовые правила), Правилами присуждения образовательных грантов, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 58 (далее – Правила), настоящей инструкцией и нормативными правовыми актами Министерства образования и науки Республики Казахстан.
2. Проведение конкурса
4. Работа по проведению конкурса предусматривает совместную деятельность всех участников конкурса: Министерства образования и науки Республики Казахстан (далее – Министерства), НЦТ, Республиканской конкурсной комиссии по присуждению образовательных грантов (далее – Конкурсная комиссия), ответственного секретаря, технического секретаря и программиста вуза:
1) НЦТ разрабатывает и адаптирует в соответствии с изменениями в процедуре конкурса автоматизированные рабочие места (далее – АРМ) «Конкурс», который служит для сбора индивидуальных данных абитуриентов, желающих участвовать в конкурсе, и передает в базовый вуз на электронных носителях или по телекоммуникационной сети;
2) в вузах устанавливается АРМ «Конкурс» и организуется работа по приему заявлений на конкурс;
3) абитуриент заполняет в линейном вузе бланк заявления для участия в конкурсе по присуждению образовательных грантов (далее – бланк заявления) по форме, утвержденной приказом и. о. министра образования и науки Республики Казахстан № 502 от 23 октября 2007 года «Об утверждении формы документов строгой отчетности, используемых организациями образования и образовательной деятельности», (зарегистрированной в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 4991);
4) в базовом вузе производится сканирование бланков заявлений и создается База данных (далее – БД) «Конкурс»;
5) в линейном вузе печатается, оформляется и выдается абитуриенту справка об участии в конкурсе (далее – справка), по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции;
6) ежедневно до 17.00 программист базового вуза производит передачу статистических данных о ходе приема заявлений по телекоммуникационной сети в НЦТ, где формируется статистические данные о ходе приема заявлений на конкурс по республике, согласно приложениям 2, 3, 4 к настоящей Инструкции;
7) в последний день приема заявлений закрываются журналы регистрации Выявлений на конкурс (далее – журнал регистрации) согласно приложению 5 к настоящей Инструкции;
8) конкурсная комиссия производит присуждение образовательных грантов (далее – грант);
9) после окончания работы Конкурсной комиссии в НЦТ печатаются свидетельства;
10) в линейном вузе гражданам, получившим грант, выдаются свидетельства.
3. Функции НЦТ
5. В целях обеспечения бесперебойного процесса организации и проведения конкурса НЦТ реализует следующие функции:
1) организация и проведение обучения ответственных секретарей базовых вузов по приему заявлений для участия в конкурсе совместно с Министерством;
2) обеспечение базовых вузов бланками заявления для формирования БД «Конкурс»;
3) организация установки и сопровождение программного обеспечения АРМа «Конкурс»;
4) контроль за процессом сканирования бланков заявления в базовом вузе;
5) сбор и формирование ежедневных статистических данных о количестве абитуриентов, участвующих в конкурсе, по телекоммуникационной сети;
6) организация закрытия БД «Конкурс»;
7) сбор и формирование итоговых статистических данных о количестве абитуриентов, участвующих в конкурсе;
8) подготовка материалов для Конкурсной комиссии;
9) печать свидетельств и реестров выдачи свидетельств согласно решению Конкурсной комиссии;
10) выдача свидетельств и реестров выдачи свидетельств ответственному секретарю базового вуза;
11) публикация списков обладателей образовательных грантов в средствах массовой информации совместно с Министерством.
4. Функции ответственного секретаря вуза
6. Функции ответственного секретаря базового вуза:
1) организация обучения ответственных секретарей линейных вузов;
2) организация обучения программиста и технических секретарей базового вуза и прикрепленных линейных вузов;
3) обеспечение линейных вузов бланками заявления;
4) составление графика сканирования бланков заявлений для каждого линейного вуза;
5) контроль за ежедневной передачей информации о ходе приема заявлений в НЦТ;
6) контроль за приемом по телекоммуникационной сети статистических данных в масштабе республики;
7) контроль за соблюдением защиты от несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещение, в котором находится комплекс технических средств;
8) внесение на рассмотрение приемной комиссии вуза льгот и преимущественного права абитуриентов;
9) организация закрытия журнала заявлений базового вуза, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
10) контроль за передачей итоговых сведений о ходе приема заявлений на конкурс в НЦТ.
7. Функции ответственного секретаря линейного вуза:
1) обеспечение технических секретарей рабочим местом;
2) контроль инсталляции и настройки программного обеспечения;
3) организация рабочих мест программиста;
4) организация ежедневного сканирования бланков заявления;
5) организация выдачи справок;
6) внесение на рассмотрение приемной комиссии вуза льгот и преимущественного права абитуриентов;
7) организация закрытия журналов регистрации;
8) контроль за соблюдением защиты от несанкционированного проникновения посторонних лиц в помещение, в котором находится комплекс технических средств;
9) контроль реализации функций техническим секретарем.
5. Функции технического секретаря
8. Технический секретарь производит прием, регистрацию, хранение, выдачу и контроль подлинности принимаемых документов.
9. Основные функции технического секретаря:
1) прохождение обучения осуществлению приема заявлений, заполнению бланков, ведению журнала регистрации;
2) получение у ответственного секретаря бланков заявлений, журнала регистрации;
3) регистрация и прием документов, выдача расписки о получении документов на хранение согласно приложению 7 к настоящей Инструкции;
4) ведение журнала регистрации;
5) контроль за правильным заполнением бланка заявления;
6) передача бланков заявления текущего дня на сканирование;
7) выдача абитуриентам справок;
8) извещение ответственного секретаря об абитуриентах, имеющих преимущественное право и льготы при проведении конкурса;
9) внесение изменений в данные абитуриента;
10) контроль за состоянием БД «Конкурс»;
11) закрытие журнала регистрации;
12) возврат документов абитуриенту после проведения конкурса или в случае отказа его от участия в конкурсе.
6. Функции программиста вуза
10. Основные функции программиста базового вуза:
1) подготовка и настройка программного обеспечения АРМа для базового вуза;
2) обучение программистов линейных вузов работе с АРМом линейного вуза и обеспечение контроля его функционирования;
3) сканирование бланков заявлений, сопровождение БД «Конкурс»;
4) передача ежедневной статистики о ходе приема заявлений;
5) окончательная обработка приема заявлений и закрытие БД «Конкурс»;
6) формирование и выдача журнала заявлений базового вуза;
7) передача в НЦТ итоговых сведений о ходе приема заявлений на конкурс;
8) передача в НЦТ необходимых сведений.
11. Основные функции программиста линейного вуза:
1) инсталляция АРМа линейного вуза;
2) подготовка и настройка программного обеспечения под специфику линейного вуза;
3) подготовка для технических секретарей необходимых форм;
4) печать и выдача журнала регистрации;
5) формирование БД линейного вуза;
6) ежедневное формирование и выдача справок, отчета сканирования бланков заявлений, реестра выдачи справок согласно приложениям 1, 8, 9 к настоящей Инструкции;
7) ежедневное формирование и выдача статистических данных о ходе приема заявлений;
8) формирование и выдача Журнала заявлений технического секретаря линейного вуза, согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
7. Создание БД «Конкурс»
12. Создание БД «Конкурс» осуществляется в следующем порядке:
1) ответственный секретарь линейного вуза для регистрации представляет в базовый вуз утвержденный список технических секретарей линейных вузов;
2) технические секретари изучают Правила, инструктивные документы и иные нормативные правовые акты Министерства;
3) каждый линейный вуз через технических секретарей осуществляет прием заявлений на конкурс от абитуриентов. Абитуриент подает заявление на специальном бланке, предназначенном для считывания оптическим маркерным сканером;
4) бланки заявления ежедневно доставляются в базовый вуз для сканирования и формирования БД базового вуза;
5) результат сканирования бланков каждого линейного вуза возвращается в линейный вуз для формирования БД линейного вуза;
6) в линейном вузе печатаются справки, которые технические секретари выдают абитуриентам. В случае обнаружения ошибок в справке, технический секретарь их исправляет и снова отправляет бланк заявления на сканирование;
7) после завершения этапа приема заявлений линейному вузу выдаются журналы заявлений технических секретарей линейного вуза. Эти журналы закрываются приемной комиссией линейного вуза;
8) базовому вузу выдается журнал заявлений базового вуза. Этот журнал закрывается приемной комиссией базового вуза. Затем сведения о количестве абитуриентов передаются по телекоммуникационной сети в НЦТ.
8. Регистрация и прием документов на конкурс, выдача расписки
13. Для участия в конкурсе абитуриент сдает:
1) бланк заявления;
2) документ (диплом или аттестат) об образовании (подлинник);
3) сертификат Единого национального тестирования или комплексного тестирования;
4) копию документа, удостоверяющего личность;
5) фотографию размером 3 x 4 – 2 шт.;
6) медицинскую справку по форме 086-У;
7) документ, подтверждающий преимущественное право абитуриента, если таковой имеется.
14. При применении льготы по сельской квоте учитывается следующее:
1) учебное заведение, которое абитуриент закончил, имеет статус сельского, согласно справочнику школ, профессиональных школ и колледжей Республики Казахстан;
2) по специальности, выбранной абитуриентом, существует сельская квота, согласно приложению 2 к Типовым правилам.
15. Регистрация документов абитуриентов производится в журнале регистрации заявлений. Журнал регистрации нумеруется, прошивается и скрепляется печатью.
16. Все графы журнала регистрации заполняются вручную. Принятые документы складываются в папку абитуриента. На лицевой стороне папки записываются индивидуальный код тестируемого (далее – ИКТ) и фамилия, имя, отчество (далее Ф. И. О.) абитуриента, в верхнем правом углу – код технического секретаря.
17. После сдачи документов абитуриент получает расписку с подписью технического секретаря и перечнем принятых документов, о чем расписывается в соответствующей графе журнала регистрации.
9. Заполнение бланка заявления
18. Заполнение бланка заявления производится карандашом для возможности дальнейшего исправления. Бланк заявления заполняется в следующем порядке:
1) в секторе 1, в пустые верхние клетки по горизонтали заполняется фамилия абитуриента. Под каждой буквой фамилии закрашиваются кружки, соответствующие буквам, обозначенным в клетках;
2) в секторе 2 также в пустые верхние клетки по горизонтали заполняется ИКТ, указанный на сертификате абитуриента. Под каждой цифрой закрашиваются кружки, соответствующие цифрам, обозначенным в клетках;
3) в секторе 3 в пустые клетки по горизонтали заполняется типографский номер сертификата, выданного абитуриенту. Под каждой цифрой закрашиваются кружки, соответствующие цифрам, обозначенным в клетках;
4) в секторе 4 абитуриент закрашивает форму обучения, на которой он желает обучаться;
5) в секторе 5, в пустые клетки вписывается и закрашивается количество оценок в аттестате (дипломе);
6) сектора 6, 8, 10, 12 – это сектора конкурса, в пустые верхние клетки которых абитуриент вписывает и закрашивает кружки цифрового выражения 1, 2, 3, 4 – специальности, по которой он желает обучаться по гранту;
7) сектора 7, 9, 11, 13 – это сектора конкурса, в пустые верхние клетки которых абитуриент вписывает и закрашивает код вуза, куда он желает поступить и обучаться по гранту соответствующей специальности;
8) сектора 14, 15, 16, 17, 18 закрашивают абитуриенты, являющиеся сиротами, инвалидами I–II групп, участниками и инвалидами войны, обладателями аттестата (свидетельства, диплома) с отличием;
9) сектор 19 закрашивают абитуриенты, являющиеся обладателями аттестата об общем среднем образовании «Алтын белгі»;
10) сектор 20 закрашивают абитуриенты, являющиеся победителями международных олимпиад и научных соревнований по общеобразовательным предметам (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени), республиканских и международных конкурсов исполнителей и спортивных соревнований (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени) последних трех лет, перечень которых определяется уполномоченным органам в области образования, а также победители республиканских олимпиад и научных соревнований по общеобразовательным предметам (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени) текущего года;
11) сектор 21 закрашивают абитуриенты, являющиеся обладателями преимущественного права (обладатели «Алтын белгі», а также победители международных олимпиад и научных соревнований по общеобразовательным предметам (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени), республиканских и международных конкурсов исполнителей и спортивных соревнований (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени) последних трех лет, перечень которых определяется уполномоченным органам в области образования, а также победители республиканских олимпиад и научных соревнований по общеобразовательным предметам (награжденные дипломами первой, второй и третьей степени) текущего года), при условии соответствия выбранной ими специальности предмету олимпиады, конкурса или спортивного соревнования;
12) в секторе 22 абитуриент указывает и закрашивает кружки цифрового выражения предметов олимпиад, секций научных соревнований, исполнительских конкурсов;
13) в секторах 23 и 24 абитуриенты, поступающие на творческие специальности, вписывают набранные ими баллы творческих экзаменов и закрашивают соответствующие кружки;
14) в сектор 25 заполняется код технического секретаря и закрашивается техническим секретарем;
15) в сектор 26 вписывается и закрашивается код линейного вуза, где был зарегистрирован абитуриент;
16) в графе «Подпись технического секретаря» ставится подпись технического секретаря;
17) в графе «Подпись абитуриента» ставится подпись абитуриента.
19. После заполнения бланк заявления помещаются в папку «Бланк заявления на конкурс».
10. Передача бланков текущего дня на сканирование
20. В конце рабочего дня папка «Бланк заявления на конкурс» передается на сканирование. Сканирование бланков заявлений производится в базовом вузе.
21. После сканирования бланков заявлений технический секретарь получает:
1) папку «Бланк заявления на сканирование»;
2) справку и корешок;
3) реестр выдачи справок;
4) отчет сканирования бланков заявлений.
11. Работа с ошибками
22. Ошибки, допущенные при заполнении бланка заявления, отражаются в разделе Протокол ошибок «Отчета сканирования бланков заявлений». Ошибки отмечаются жирной рамкой. После знака « / » (косая черта) указываются коды ошибок, согласно приложению 11 к настоящей Инструкции, ели их несколько, то через запятую.
23. Исправление ошибок в бланке заявления производится абитуриентом.
24. После исправления ошибок бланки помещаются в папку «Бланк заявления на сканирование» для повторного сканирования.
12. Оформление и выдача справок
25. На справке и корешке справки ответственный секретарь расписывается и проставляет печать.
26. После сканирования бланка заявления абитуриенту выдается справка. Справкавыдается абитуриенту под его роспись в реестре выдачи справок. Корешок подписывается абитуриентом и остается у ответственного секретаря.
27. Абитуриент проверяет правильность заполнения данных в справке. В случае обнаружения неправильных данных абитуриента, отраженных на справке, он вправе потребовать внесения изменения и замены справки.
13. Внесение изменений в данные абитуриента
28. Исправление ошибок путем изменения возможно в данные любого сектора, кроме секторов 1, 2, 3 бланка заявления на конкурс.
29. В бланк заявления абитуриента вносятся соответствующие изменения из вышеуказанных, закрашивается кружок «изменен» (сектор 28), после чего он передается на повторное сканирование.
14. Закрытие журнала регистрации заявлений на конкурс
30. Закрытие журнала регистрации производится в последний день приема заявлений.
После приема последнего заявления перечеркиваются последующие несколько строк журнала регистрации знаком «Z» и подписываются членами приемной комиссии.
31. Технический секретарь производит:
1) проверку списка абитуриентов – обладателей преимущественного права согласно приложению 12 к настоящей Инструкции;
2) проверку списка абитуриентов, имеющих льготы по квоте для граждан из числа участников и инвалидов войны, инвалидов I, II групп, инвалидов с детства, детей-инвалидов, детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, отличников согласно приложению 13 к настоящей Инструкции;
3) проверку списка абитуриентов, имеющих льготы по сельской квоте, согласно приложению 14 к настоящей Инструкции;
4) проверку списка абитуриентов, имеющих льготы по квоте для лиц казахской национальности, не являющихся гражданами Республики Казахстан, согласно приложению 15 к настоящей Инструкции;
5) сверку предварительного варианта журнала заявлений технического секретаря с журналом регистрации.
32. В случае обнаружения ошибок технический секретарь их исправляет.
33. После закрытия базы данных все бланки заявлений должны быть сшиты стороной, где нет синхронной дорожки, в скоросшиватель «Накопление бланков заявлений» в разрезе технических секретарей.
15. Закрытие журнала заявлений базового вуза
34. Для закрытия журнала заявлений базового вуза выполняются следующие действия:
1) в последний день приема заявлений во всех линейных вузах закрываются Журналы регистрации заявлений каждого технического секретаря на бумажном носителе;
2) производится окончательная сверка Журнала регистрации каждого технического секретаря с Журналом заявлений технического секретаря линейного вуза и устраняются выявленные ошибки;
3) выдается окончательный вариант журнала заявлений технического секретаря линейного вуза и закрывается;
4) выдается Статистические данные о ходе приема документов для участия в конкурсе в разрезе технических секретарей согласно приложению 16 к настоящей Инструкции;
5) выдается журнал заявлений базового вуза;
6) закрывается БД. Закрытие БД производится в базовом вузе, для этого программист базового вуза получает пароль из НЦТ. После закрытия БД сканирование прекращается;
7) в установленные Правилами сроки базовый вуз обеспечивает передачу в НЦТ по телекоммуникационной сети итоговых сведений о количестве абитуриентов, участвующих в конкурсе.