Прежде чем приступить к редактированию отчета, внимательно ознакомьтесь с его структурой. Любой отчет содержит несколько областей. Каждая область имеет свои характеристики. Разделение отчета на области позволяет автоматизировать его оформление. Ниже приведен краткий обзор областей Access – отчетов.

Заголовок отчёта находится на первой странице отчёта перед верхним колонтитулом. Верхний колонтитул

Верхний колонтитул страницы по умолчанию появляется на каждой странице отчёта. Обычно в нём располагаются заголовки колонок (если отчёт представлен в табличной форме).

Заголовок группы появляется в начале новой группы. Группа записей определяется общностью значений в группирующем поле. При задании заголовка после него должно стоять слово Заголовок, указывающее, что речь идёт именно о заголовке.

Область данных обычно содержит основную часть данных отчёта. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной в таблице записи.

Колонтитул группы размещается в конце группы записей и применяется главным образом для указания числа записей или суммы значений полей группы. Текст колонтитула должен сопровождаться словом Footer, указывающим, что данный элемент является колонтитулом группы.

Колонтитул страницы появляется на каждой странице отчёта. Чаще всего в нём указываются номера страниц. По умолчанию Мастер отчётов вводит в нижний колонтитул функцию = Page. Поэтому если отчёт содержит много записей и занимает несколько страниц, то все страницы автоматически будут пронумерованы. Кроме того, Мастер отчётов вводит в нижний колонтитул выражение = Now() , которое во время генерации отчёта заменяется датой.

Резюме является последней областью, но на распечатке появляется перед нижним колонтитулом последней страницы.

Разобравшись с назначением всех областей отчёта, попытайтесь применить полученные знания на практике - усовершенствуйте внешний вид своего отчёта.