1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создается отчет, и выберите режим Мастер отчета.
4. Выберите имя поля, данные которых будут помещены в отчет.
5. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вариант группировки. Интервал группировки может быть изменен после нажатия кнопки Группировка.
6. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итоги и установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку OK.
7. На следующих двух шагах отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.

Мастер отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:

• отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;
• отчет с группировкой и вычислением итоговых величин;
• почтовые наклейки.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера отчетов:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.
2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появится окно Новый отчет.
3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создается отчет, и выберите режим Конструктор.

MS Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уровни группировки.

Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связи между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access 97 должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск - Настройка - Принтер - Установка принтера, после чего установить драйвер любого принтера, доступного операционной системе.