В диалоговом окне Новый отчет выберите строку Мастер отчетов. На первом шаге определите какие поля должен содержать отчет. Выбор полей следующий:
| Таблица | Поле |
| Компьютеры | Код модели компьютера |
| Компьютеры | Модель |
| Компьютеры | Цена |
| Клиенты | Название фирмы |
| Клиенты | Скидка(%) |
| Список заказов | Дата |
| Список заказов | Количество компьютеров |
После того как все выбранные поля окажутся в расположенном справа списке и будут упорядочены указанным образом, щелкните на кнопке Далее.
Преимущество отчетов перед формами в плане представления сводной информации заключается в возможности группирования по кодам моделей компьютеров, благодаря чему при актуализации можно будет сразу же выяснить, сколько экземпляров каждой модели заказано.
В следующем окне необходимо сообщить Мастеру отчетов, по каким полям должна быть выполнена группировка. Данные в отчете можно группировать максимум по трем полям. Нажмите на кнопку Далее.
На следующем шаге необходимо задать способ сортировки данных. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям (в нашем примере по полям таблицы Компьютеры). Если записи в группе должны быть дополнительно рассортированы и по другим полям, то эти поля (максимум четыре) необходимо указать в окнах способа сортировки. В нашем случае можно произвести сортировку по полю Название фирмы. Выберите его в поле списка первого уровня сортировки.
Для представления итоговых значений о количестве проданных компьютеров определенных моделей, активизируем кнопку Сумма.
Наконец, Мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя следующие варианты представления данных в отчете:
- ступенчатое расположение данных;
- размещение данных по блокам;
- ступенчатое расположение данных с перекрытием;
- выравнивание данных по левому краю.
Перечисленные варианты представления данных задаются путем выбора соответствующей селекторной кнопки в области Макет. Вам подойдет вариант ступенчатый отчет. Чтобы эффективно использовать площадь страницы, установите опцию Adjust… , с помощью которой осуществляется подбор оптимальной ширины полей. Чтобы продолжить выполнение установок, нажмите кнопку Далее.
В следующем окне Мастера отчетов можно выбрать один из стилей форматирования отчетов. Нажмите кнопку Далее и присвойте отчету имя.
В поле Какой заголовок вы хотите для своего отчета? Access по умолчанию выводит имя таблицы, на основе которой создается отчет. Вы присвой те отчету имя: Обзор заказов на компьютеры.
Чтобы увидеть оформленный отчет, выполните щелчок на кнопке Предварительный просмотр.