В Access существует два способа ввода и обработки информации: с помощью таблицы и с помощью формы. Если записи изменяются или вставляются редко, для ввода, изменения и отображения данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим таблицы рекомендуется применять, если необходимо получить полный обзор данных. Но если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, надлежит применять форму. Кроме того, в режиме формы можно выделить данные, относящиеся к определённой записи, например данные об определённом клиенте.
Любая форма создаётся на основе Access- таблицы. Вся информация формы содержится в управляющих элементах (полях), некоторые из них напрямую связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно отобразить и изменить содержимое соответствующих полей таблицы. Форма может также служить защитой базы данных от действий неквалифицированных пользователей.
Форма может быть создана «вручную», с помощью конструктора, и автоматически, с помощью Мастера форм или путём автоформы.
Конструктор форм создаёт пустой макет формы и предоставляет пользователю набор инструментов (включая такие средства автоматизации, как мастера и построители), с помощью которого можно создать форму.
Мастер по созданию форм руководит процессом проектирования форм. Он задаёт пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В ходе составления формы пользователь может вернуться на несколько шагов назад, чтобы изменить принятые решения или выбрать другой вариант. В результате диалога пользователя и Мастера по созданию форм появляется готовая к применению форма.
Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создаёт одну из следующих форм:
- Столбец;
- Ленточная (близкая к табличной);
- Табличная.
Приступим к разработке форм для ввода данных в созданные нами таблицы. Метод проектирования формы выберем по следующей таблице.
| Название таблицы | Метод проектирования формы | Комментарии |
| Компьютеры | Автоформа: Столбец |
Для каждой записи использует одну страницы формы. Подходит для записей с большим числом полей |
| Мониторы | Автоформа: Столбец |
Для каждой записи отводится отдельная строка таблицы. Предоставляет обзор нескольких записей одновременно |
| Принтеры | Мастер форм | Автоматически создаёт форму, основываясь на выбранных полях таблиц и запросов. |
| Клиенты | Автоформа: Ленточная |
Начнём с создания формы для ввода данных в таблицу Компьютеры. Перейдите в раздел Формы окна базы данных и нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание формы, в котором будет предложено выбрать один из способов создания формы. Способ зависит от вида формы и степени автоматизации процесса создания.
Выберите в списке способ создания формы. Для этого укажите в поле, находящемся в нижней части окна, или в комбинированном списке таблицу или запрос, применяемые при создании формы. В нашем случае используется таблица Компьютеры. Выберите в списке элемент Автоформа: Столбец и нажмите кнопку OK. Через некоторое время на экране появится готовая форма. Если Вы попытаетесь закрыть её, Access напомнит, что данная форма не сохранена, и предложит сохранить её под именем Компьютеры, которое Вы вправе изменить. При просмотре полученной формы может оказаться, что некоторые поля слишком малы для содержащихся в них данных, а другие, наоборот, очень велики. Чтобы привести размеры полей в соответствие с длиной записей, маркируйте таблицу и активизируйте кнопку Design в окне базы данных. В результате окно формы будет открыто в режиме редактирования. В нём Вы сможете изменить размеры полей.
Формы для таблиц Клиенты и Мониторы создаются так же, как форма для таблицы Компьютеры, только при создании формы Клиенты вместо элемента Автоформа: Столбец нужно выбрать элемент Автоформа: Ленточная.